SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “PT. PERTAMINA ( PERSERO )

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “PT. PERTAMINA ( PERSERO ) 

UPMS VI BANJARMASIN

"

BAB I

PENDAHULUAN

        

A.                LATAR BELAKANG

Dalam era globalisasi pada saat ini ikut memacu perkembangan teknologi, salah satunya dalam bidang teknologi informasi. Kemutakhiran data merupakan salah satu aspek penting yang tidak boleh dikesampingkan oleh para pelaku bisnis. Dengan demikian persaingan bisnis yang terjadi menjadi sangat kompetitif. Dalam hal ini, untuk terus dapat bertahan ditengah kondisi yang ada, maka perusahaan harus memiliki strategi – strategi jitu dalam menyikapi perubahan yang ada. Untuk itu pihak manajemen diharapkan mampu mendeteksi secara efektif kapan perubahan kondisi membutuhkan tanggapan strategis, maka sangat dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu menangkap, mencipta dan memanipulasi informasi internal dan eksternal secara efektif.

Suatu keterandalan sistem informasi yang ada mempunyai pengaruh yang sangat penting dalam sebuah lingkungan bisnis, karena dengan hal itu sangat membantu manajemen untuk menyediakan informasi dalam mengambil keputusan - keputusan strategis yang dibutuhkan. Karena pentingnya kebutuhan sebuah sistem informasi maka perusahaan perlu mempertimbangkan sistem yang telah digunakan dan yang akan dikembangkan agar kedepannya menjadi sebuah sistem yang efektif dalam mendukung apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Namun kesuksesan suatu sistem informasi tidak hanya dilihat melalui bagaimana sistem tersebut dapat menghasilkan informasi dengan baik, tetapi juga melalui kesesuaiannya dengan lingkungan organisasi dan para pengguna yang membutuhkan atau menggunakan informasi yang dihasilkan tersebut.

Perusahaan yang menyadari pentingnya peningkatan kinerja dari sistem informasi akuntansi yang sedang dipakai, akan selalu memperhatikan faktor - faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja dari sistem informasi akuntansi misalnya keterlibatan pemakai dalam proses pengembangan, komunikasi yang baik dan juga partisipasi yang baik dari karyawan akan menimbulkan rasa puas pada karyawan dan rasa puas ini akan mempengaruhi seseorang untuk bekerja lebih giat dan bersemangat sehingga dengan semangat yang tinggi perusahaan dapat mencapai hasil yang diinginkan. Banyak perusahaan yang mengimplementasikan teknologi informasi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan.

 Maka dari itu dalam mengembangkan suatu sistem informasi perlu diperhatikan keterlibatan pemakai karena ini berkaitan dengan pihak yang nantinya akan menggunakan atau memanfaatkan informasi yang dihasilkan. Di samping itu juga kemampuan teknik personal sistem informasi apabila kemampaun yang dimiliki oleh personal kurang maka perlu program pelatihan dan pendidikan pemakai yang tidak kalah penting untuk itu perlu dukungan dari manajemen puncak PT. PERTAMINA (PERSERO) .

Dengan adanya liberalisasi dalam bidang BBM, menyebabkan terjadinya persaingan ketat di bidang distribusi dan pemasaran BBM, didorong oleh sikap konsumen yang semakin kritis. Situasi ini nyaris tidak menyisakan waktu bagi Pertamina untuk bertindak terlambat dan berpikir setengah – setengah. Hal itu memacu kebutuhan akan suatu sistem informasi akuntansi yang handal agar proses distribusi dan pemasaran oleh tiap – tiap depot yang dinaungi oleh PT. PERTAMINA ( PERSERO ) UPMS VI BANJARMASIN, bisa seefisien mungkin serta mendukung apa yang menjadi visi dan misi perusahaan.

B.                 RUMUSAN MASALAH

1.                  Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Akuntansi PT.PERTAMINA?

2.                  Bagaimana Sistem Informasi Manajemen PT. PERTAMINA?

3.                  Bagaimana Informasi SPBU PT.PERTAMINA?

4.                  Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Pemasaran PT. PERTAMINA?

5.                  Bagaimana Sistem Informasi Manajemen SDM PT. PERTAMINA?

C.                TUJUAN PENULISAN

Adapun yang menjadi tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Sistem Informasi manajemen.Tujuan penulisan makalah ini agar kita dapat mengetahui system informasi manajemen apa saja dan berbasis apa saja yang diguankan PT.PERTAMINA (PERSERO). Semoga bisa bermanfaat.

BAB II

PEMBAHASAN

A.     TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI  PT. PERTAMINA

1. Kebijakan umum

a. Teknologi informasi yang dibangun harus memiliki nilai yang sangat strategis dalam mendukung terciptanya produk atau jasa Perusahaan yang unggul dan kompetitif.

b. Investasi teknologi informasi harus mempertimbangkan aspek keuntungan berupa pengurangan biaya dan kemudahan memperoleh informasi.

c. Direksi menetapkan fungsi teknologi informasi yang :

1)  bertanggung jawab untuk mewujudkan rancangan menjadi konstruksi yang detil

2) bertindak sebagai konsultan dengan melakukan komunikasi secara rutin dengan pihak pengguna (users)

3)  memfasilitasi berlangsungnya pelatihan teknologi informasi

4) dibebaskan dari kegiatan pengadaan barang dan jasa yang berhubungan dengan kegiatan teknologi informasi.

d. Fungsi teknologi informasi menerapkan mekanisme penjaminan mutu (Quality Assurance) untuk memastikan bahwa perangkat-perangkat dan sistem yang digunakan dalam teknologi informasi telah berada pada kualitas dan tingkat layanan yang diharapkan.

e. Fungsi pemakai (user) menerapkan penjaminan mutu (Quality Assurance) untuk memastikan bahwa data/informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi telah berada pada kualitas, kuantitas dan waktu yang diharapkan.

f. Untuk memperoleh pemanfaatan yang aman dan optimal, fungsi teknologi informasi harus menerapkan kendali-kendali terkait dengan aktivitas TI.

         2. Tahapan

             Perusahaan harus memaksimalkan penggunanan teknologi informasi melalui tahapan-tahapan yang sekurang-kurangnya meliputi :

a. Tahap Pra-Implementasi, yang mencakup:

1) Pencanangan visi dan misi di bidang teknologi informasi

2) Penyusunan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang sejalan (align) dengan strategi bisnis Perusahaan.

3) Penyusunan rancangan dan desain teknis

4) Penjabaran rancangan dan desain teknis teknologi informasi ke dalam konstruksi sistem secara fisik dan fungsional.

b. Tahap Implementasi, yang meliputi:

1) Perencanaan yang matang

2) Pelatihan dan pengembangan SDM

3) Pembakuan/standardisasi mutu layanan

4) Evaluasi dan pengendalian sistem

5) Penerapan sistem penanganan darurat (disaster recovery planning atau contingency planing).

c. Tahap Pengembangan

Pengembangan teknologi informasi harus dilaksanakan dalam koridor penerapan teknologi informasi yang terintegrasi dan handal melalui:

1)      Penyusunan master plan pembangunan dan pengembangan teknologi informasi.

2)      Penerapan Executive Information System dan/atau Decision Support System

B.      SISTEM – SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT. PERTAMINA

Pada PertaminaTeknologi informasi sangat luas cakupannya, dari mulai yang menggunakan media audio, mediavisual sampai media pandang dengar/audio visual, ke depan pertamina harus memiliki Management Information System (MIS) yang canggih untuk percepatan arus data dan informasi sehingga perusahaan memiliki bahan yang cukup untuk kegiatan operasional dan pengambilan keputusan. System informasi (TI) juga harus dapat memperbaiki proses bisnis pertamina untuk menuju proses bisnis yang lebih kompetitif. Terutama pada Sistem Informasi Manajemen yang harus dibahas. Peran TI tak diragukan, dari mulai bagaimana menunjang pekerjaan engineer dihulu sampai bagaimana menunjang supply chain management dikilang atau SPBU-SPBU, juga pengadaan barang dan jasa (procurement) mau tidak mau harus bersentuhan dengan teknologi.Menyikapi era globalisasi, pelaksanaan barang/jasa dapat menggunalan sarana elektronik, baik internet, electronic data interchange, maupun e-mail.

• 1      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKUNTANSI PT.PERTAMINA

Sistem akuntansi PT. PERTAMINA menggunakan sebuah sistem informasi berbasis ERP ( Enterprise Resource Planning ) dari SAP R/3 ke generasi mySAP sistem yang dapat menjadi sebuah alat perubahan dari sistem manual dalam hal pencatatan ke sistem komputerasi yang terintegrasi dan real time. Penerapan software mySAP agar dapat memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan jajaran manajemen di PT. PERTAMINA ( PERSERO ) pada umunya dan PT. PERTAMINA (PERSERO ) UPMS VI BANJARMASIN pada khusunya .

Modul atau fasilitas yang disediakan mySAP 2005 antara lain untuk transaksi bisnis, intelijen bisnis, dan manajemen perusahaan strategis untuk pengambilan keputusan. Software ini hanya sekedar alat dari sebuah sistem informasi akuntansi , yang membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.Untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan terhadap sistem informasi akuntansi yang dikembangkan, maka dalam pelaksanaannya manajemen harus memperhatikan beberapa faktor yang berpengaruh terhadap kinerja sistem informasi akuntansi. Keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem, sebab suatu sistem akan tidak efektif dalam membantu perkerjaan apabila ketika penentuannya tidak melibatkan pemakai sistem informasi akuntansi.

Kemampuan teknik personal sistem informasi, arti suatu sistem informasi akuntansi akan lebih bermanfaat dalam membantu aktivitas apabila setiap personel yang menggunakan sistem informasi akuntansi tersebut memilikikemampuan teknik untuk mengoperasionalkan sistem informasi akuntansi tersebut. Dukungan manajemen puncak juga memiliki pengaruh dalam penggunaan suatu sistem informasi akuntansi karena sistem yang dipilih oleh manajemen puncak pasti bertujuan untuk memajukan perusahaan.

• 2     SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. PERTAMINA

Pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini. Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI). Sedangkan sisi pelaksanaan dilakukan fungsi LayananUmum dan Fungsi Pengadaan di Dekrorat/Unit lain yang berada di luar cakupan LayananUmum, yang kemudian diikuti berbagai fungsi dan unit sebagai user-nya. Secara gampangnya pengertian e-Auction adalah negosiasi melalui system secara electronic dengan mencari harga terendah dalam rangka pengadaan barang/jasa.Pelaksanaan e-Auction dilakukan disebuah bidding room.

Di ruangan inilah negosiasi melalui system e-Auction dilakukan. Ruangan ini dilengkapi perangkat komputer yang saling terhubung membentuk Local Area Network (LAN). Setiap peserta penyedia barang/jasa (bidder) yang mengikuti e-Auction harus terlebih dahulu lulus evaluasi administrasi dan teknis, serta telah menjalani pelatihan untuk menggunakan aplikasi Auction Pertamina dilakukan pada pengadaan barang/jasa secara manual. Hal terpenting lain yang berbeda adalah kalau dalam proses manual menetapkan pemenang langsung pada penawar harga terendah urutan pertama. Sedangkan dalam e-Auction penawar harga terbaik/terendah dari urutan satu sampai lima.Sampai diperoleh penawar dengan harga yang lebih rendah dibandingkan harga terendahsebelum e-Auction. Cepat, efisien, fair, dan bebas KKN. Bahkan bisa diperoleh selisih antara penawaran terendah (proses pra e-Auction) dengan harga yang diperoleh penghematan dalam pengadaan barang/jasa sebesar Rp 72,4 miliar.

• 3      SISTEM INFORMASI SPBU PT.PERTAMINA

Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional denganmenerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer,stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain. Produk ini custom dan cocok untuk pengelola SPBU . Dilengkapi dengan sistem pelaporan yang sistematis dan akurat. SistemInformasi SPBU ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Sistem ini dirancang dengan sistem keamanan yang handal yang mana setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaanyang berbeda berdasar urutan otorisasi.

               

Feature Program:Modul Master : Menu Tanki SPBU, Menu master, Pompa Master Produk/ Minyak, Master Supplier, Master Petugas SPBU, Master Customer.Modul Transaksi: Transaksi Order Pembelian Ke Pertamina, Masuk Produk/Minyak, DepositCustomer Ke SPBU, Penjualan Kupon, Penjualan Tunai, Input kas harian, Koreksi Stok,Modul Laporan : Menu Laporan Stock, Laporan Data Customer, Pembelian Ke Supplier,Pembelian Detail, Laporan Detail Pembelian, Laporan Pembelian Per Supplier, Pembelian Per Produk, Laporan Nota Penjualan Harian, Laporan, Resume Penjualan Harian, Laporan NotaPenjualan, Laporan Detail Penjualan, Laporan Penjualan Per Tanki, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Customer, Laporan Penjualan Per Perpetugas, Laporan Stok Per Produk, Laporan Kartu Stok, Laporan Detail Stok, Laporan Laba Penjualan, Laporan ResumeHarian, Laporan Kas HarianAgenda Transformasi PertaminaPerubahan Paradigma Manajemen dan Sumberdaya Manusia. Transformasi Kegiatan Usaha diSektor Hulu sebagai Penghasil Pendapatan Utama Perusahaan. Transformasi Kegiatan Usaha diSektor Hilir sebagai Ujung Tombak Perusahaan dalam Interaksi dengan Konsumen.Transformasi Restrukturisasi Korporat: Keuangan, SDM, Hukum, IT, dan Administrasi Umum,termasuk Penanganan Asset.Hasil yang diinginkan dari transformasi pertamina adalah:Pertamina ke depan sebagai perusahaan panutan (role model) di Indonesia

• 4      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN PT. PERTAMINA

Pemasaran merupakan sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi,segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusiamerupakan bagian dari konsep pemasaran.Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yangmenangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga. Pertaminamelakukan pemasaran BBM Retail melalui lembaga penyalur Retail BBM/BBK yang saat initersebar diseluruh Indonesia, seperti SPBU (Statiun Pengisian BBM Untuk Umum), AgenMinyak Tanah (AMT), Agen Premium & Minyak Solar (APMS),serta Premium Solar PackedDealer(PSPD).

Saat ini Pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi di segala bidang, termasuk difungsi Retail Outlet SPBU. Upaya yang dilakukan dalam perubahan tersebut adalah pemberian standarisasi pelayanan SPBU Pertamina. Pertamina berkomitmen memberikan pelayanan terbaik dengan istilah Pertamina Way. Penjabaran Pertamina Way adalah staf, kualitas, dan kuantitas, peralatan, dan fasilitas, format fisik, dan produk dan pelayanan.Pertamina Way merupakan standar baru yang diterapkan untuk seluruh Stasiun Pengisian BahanBakar Minyak Umum (SPBU Pertamina) di seluruh Indonesia kepada konsumen baik dari segi pelayanan, jaminan kualitas dan kuantitas termasuk kenyamanan di lingkungan SPBU. SPBUyang telah sukses menerapkan Pertamina Way berhak mendapatkan Sertifikasi Pasti Pas, setelah dinyatakan lolos oleh auditor independen bertaraf internasional.

• 5      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM PT. PERTAMINA

Berkomitmen, berdedikasi dan berorientasi bisnis. Untuk mencapai hal tersebut di atas,Perusahaan telah menetapkan strategi korporat berikut untuk pengembangan SDM:

1.     Mengimplementasikan pengembangan pekerja yang terorganisasi dan konsisten sehingga para pekerja memiliki kompetensi, ketrampilan, dedikasi, kinerja dan produktivitas yang tinggi.

2.     Memberikan penghargaan dalam bentuk kesejahteraan dan remunerasi yang kompetitif sertamemberikan perlindungan kepada pekerja sesuai dengan standar perusahaan migas di Indonesiadan peraturan yang berlaku.

3.     Menciptakan dan mengembangkan hubungan industri yang aman untuk menciptakan suasana yang harmonis dan nyaman guna mendukung produktivitas yang tinggi

Strategi korporat ini menjadi dasar untuk pengimplementasian program pengembangan SDM.Perusahaan memiliki keyakinan bahwa pengembangan SDM merupakan investasi jangka panjang sehingga Perusahaan memiliki komitmen terhadap program pengembangan yang sistematik dan berkelanjutan untuk mengantisipasi perubahan kebutuhan bisnis. Perusahaan telah mengimplementasikan proses rekruitmen dan seleksi pekerja yang transparanguna memperoleh ahli dan lulusan Sarjana baru untuk regenerasi. Proses rekruitmen dan seleksiawal dilaksanakan melalui pihak ketiga yang independent seperti Universitas Indonesia,Universitas Gadjah Mada dan Universitas Padjadjaran.Melanjutkan kebijakan tahun 2001,

Perusahaan telah mengembangkan sistem dan program manajemen karir berdasarkan kemampuan dan kinerja (merit system). Program dan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengembangan karir  pekerja Pertamina dimasa mendatang. Untuk menciptakan budaya perusahaan yang mendukung proses transformasi, Perusahaan telah melakukan program sosialisasi untuk nilai-nilai unggulanyang dikenal dengan FIVE-M (Focus, Integrity, Visionary, Excellence and Mutual Respect).Untuk pengukuran kinerja, Perusahaan menggunakan Ukuran Kerja Terpilih dan IndeksProduktivitas. Pengukuran ini meningkatkan pengembangan yang berkelanjutan untuk mempercepat pencapaian status sebagai perusahaan bertaraf internasional.

                             

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Pada PertaminaTeknologi informasi sangat luas cakupannya, dari mulai yang menggunakan media audio, mediavisual sampai media pandang dengar/audio visual, ke depan pertamina harus memiliki Management Information System (MIS) yang canggih untuk percepatan arus data dan informasi sehingga perusahaan memiliki bahan yang cukup untuk kegiatan operasional dan pengambilan keputusan.

1.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKUNTANSI PT.PERTAMINA

     Sistem akuntansi PT. PERTAMINA menggunakan sebuah sistem informasi berbasis ERP ( Enterprise Resource Planning ) dari SAP

R/3 ke generasi mySAP sistem yang dapat menjadi sebuah alat perubahan dari sistem manual dalam hal pencatatan ke sistem

komputerasi yang terintegrasi dan real time.

2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PT. PERTAMINA

   Pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini.Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI).

3. SISTEM INFORMASI SPBU PT.PERTAMINA

   Sistem Informasi SPBU suatu sistem software yang akan membantu proses operasional denganmenerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer,stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain.

4. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMASARAN PT. PERTAMINA

   Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yangmenangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga.

5. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SDM PT. PERTAMINA

   Perusahaan telah mengembangkan sistem dan program manajemen karir berdasarkan kemampuan dan kinerja (merit system). Program dan sistem tersebut diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan transparansi dalam pengembangan karir  pekerja Pertamina dimasa mendatang.

SUMBER:http://rinafarida-rina.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-manajemen-pt-pertamina.html?m=1