Sistem Buku Besar dan Pelaporan

A. Pendahuluan Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Sistem buku besar dan pelaporan sebuah peran penting dalam sistem informasi akuntansi dengan fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data. Terdapat empat (4) aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan palaporan :

1. Perbarui buku besar : aktivitas pembaruan terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber.

• Subsistem Akuntansi
• Bendahara

2. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian : ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Terdapat lima (5) kategori dasar dari ayat jurnal penyesuaian :

• Akrual (hutang gaji)
• Pembayaran di muka (sewa, bunga, asuransi)
• Perkiraan
• Penilaian kembali
• Perbaikan

3. Buat laporan keuangan :

• Laporan laba-rugi dibuat pertama
• Neraca dibuat setelahnya
• Laporan arus kas dibuat terakhir

4. Membuat laporan manajerial :

• Laporan pengendalian buku besar : daftar voucher jurnal dan daftar saldo akun buku besar
• Anggaran : anggaran operasional dan anggaran pengeluaran modal

B. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian

Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan : 

1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.
3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.
5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.
6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.

Kesalahan dalam memperbarui Buku Besar 

• Kesalahan yang dibuat sewaktu buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.

Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori :

1. Pengendalian edit input dan pemrosesan
2. Laporan rekonsilisasi dan pengendalian
3. Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi

1. Pengendalian Edit Input dan Pemrosesan

ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar:

1. Ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA
2. Ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau kontroler

2. Laporan Rekonsilisasi dan Pengendalian

Laporan rekonsilisasi dan pengendalian dapat mendekteksi apabila kesalahan dibuat selama proses pembaruan buku besar, contoh :

1. Pembuatan neraca saldo
2. membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait

Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi disepanjang sistem akuntansi. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugas-tugas berikut ini:

1. Menelusuri  transaksi apapun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau dokumen lainnya yang menggunaka data itu.
2. Menelusuri kembali bagian apapun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku besar hingga kedokumen sumber.
3. Menelusuri semua perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awalnya hingga saldo akhirnya.

3. Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar

akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar.

beberapa pengendalian terhadap ancaman ini adalah :

1. ID dan password pemakai
2. hanya membaca akses ke buku besar
3. sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kode otorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.

4. Kehilangan atau kerusakan data buku besar

Menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.

Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:

1. Penggunaan label file internal dan eksternal
2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin

C. Model Data Terintegrasi

Suatu perusahaan terintegrasi data model merupakan penggabungan dari model data terpisah. Penggabungan primary melibatkan hubungan dari setiap sumber daya dengan kejadian yang menyebabkan peningkatan dan penurunan sumber daya.

Manfaatkan Model Data Terintegrasi :

1. Meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.
2. Integrasi informasi keunagan dan non keuangan.
3. Meningkatkan pelaporan internal.

Balanced Scorecard

Balanced Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi.

Balanced Scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi :

1. Keuangan
2. Pelanggan
3. Operasi internal
4. Inovasi dari pembelajaran

Gudang Data

Gudang data, berisi data baik sekarang dan masa lalu, dapat memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan yang strategis.

Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelejen bisnis :

1. Online Analytical Processing (OLAP)
2. Penggalian data (Data mining)

D. Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan

The Extensible Business Reporting Language (XBRL) Menjawab dua pemasalahan :

1. Penanganan yang berbeda untuk setiap informasi yang disampaikan.
2. Kebutuhan untuk memasukkan kembali secara manual informasi analisis keputusan secara mandiri.